我們先總體說說時(shí)間分配，從一個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員早晨走進(jìn)辦公室開始（泡茶，整理桌面略過）
一、先打開網(wǎng)頁(yè)查看一下匯率情況，一般以中行或央行為參考。
二、打開郵件客戶端，再打開客戶跟蹤情況表
這么做的好處在于：
1） 和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點(diǎn)在客戶準(zhǔn)備換供應(yīng)商的時(shí)候尤為重要，他會(huì)第一時(shí)間想到你！
持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺，你的服務(wù)很好并且有誠(chéng)意跟他合作，那么當(dāng)他的老供應(yīng)商出問題的時(shí)候，他會(huì)給你機(jī)會(huì)！
郵件的內(nèi)容以簡(jiǎn)潔、輕描淡寫為主，千萬別寫太長(zhǎng)，沒時(shí)間看！有些業(yè)務(wù)員，寫開發(fā)信的時(shí)候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢(shì)如何如何的內(nèi)容，那么跟進(jìn)的時(shí)候根本不需要再寫了！寫多了客戶會(huì)反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
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XXX
2）和已經(jīng)成交客戶增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！
客戶都喜歡有跟進(jìn)意識(shí)的服務(wù)人員。
設(shè)想一下，當(dāng)你從商場(chǎng)里買了一個(gè)不知名品牌的電器，買回來用了一周后突然有個(gè)回訪電話，問您使用中是否有任何問題或者不便，您的任何建議都會(huì)對(duì)今后提升產(chǎn)品的品質(zhì)和服務(wù)起到至關(guān)重要的作用。你會(huì)不會(huì)感覺有種驚訝，或者說驚喜？不管產(chǎn)品品牌如何，產(chǎn)品體驗(yàn)如何，起碼服務(wù)應(yīng)該說是比較滿意的。對(duì)這個(gè)品牌或者制造商內(nèi)心也會(huì)打一些分。
其實(shí)放到外貿(mào)中是一個(gè)道理，有些業(yè)務(wù)員認(rèn)為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實(shí)，實(shí)際情況告訴我，每一次的售后跟進(jìn)都是客戶決定返單的一個(gè)機(jī)會(huì)。這對(duì)加強(qiáng)客戶對(duì)你的印象甚至信任，都會(huì)起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？
郵件的內(nèi)容簡(jiǎn)潔點(diǎn)、輕描淡寫。
Dear XXX,
Hope this email finds you well. Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
3） 提醒老客戶是否考慮新的訂單計(jì)劃
郵件內(nèi)容可以同1），老客戶收到后一般會(huì)很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會(huì)告知你具體什么時(shí)候會(huì)有新的訂單。
三、查看一下每日工作計(jì)劃表，看看昨天的工作有哪些沒有完成。
外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅(jiān)持。打個(gè)不恰當(dāng)?shù)谋扔?，就像農(nóng)民種莊稼。松土、撒種、施肥、保溫、殺蟲等等每個(gè)環(huán)節(jié)都需要去做，等待收獲收割的那一天。
對(duì)于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個(gè)時(shí)間完成。然后開始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計(jì)劃性，想到什么做什么。忙得不可開交，客戶卻丟著好幾個(gè)月沒有跟進(jìn)。
這里我想說的是，我們做任何事情，其實(shí)都反映出我們的價(jià)值觀。打個(gè)比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計(jì)劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績(jī)的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作給不了你快樂，接單也沒有成就感，那么你工作的大部分內(nèi)容我想是在維護(hù)老客戶。
人的一生有很多階段，每個(gè)階段的需求都不一樣。所以清楚地知道這個(gè)階段的你，最想要的是什么，這個(gè)很重要。
按照每天、每周、每月、每季度計(jì)劃好工作。
先列清單：
重要不緊急的事情有：開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場(chǎng)，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識(shí)，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對(duì)你未來業(yè)績(jī)提升有直接關(guān)系的事務(wù)）
重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報(bào)價(jià)，給客戶做PI，準(zhǔn)備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績(jī)的事務(wù)），完成工作計(jì)劃。
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學(xué)會(huì)委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做。
既不緊急也不重要：娛樂，上網(wǎng)，閑聊，消遣。
平時(shí)把主要時(shí)間和精力集中于前兩類事務(wù)，這樣，工作時(shí)才是真正有效率。
一般來說，每天固定花半個(gè)小時(shí)對(duì)一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶say hello
每天花半個(gè)小時(shí)時(shí)間閱讀一下國(guó)際站的英文新聞，對(duì)實(shí)事多了解一些，并且當(dāng)做鍛煉閱讀能力。當(dāng)有客戶來拜訪時(shí)，在路上，至少你可以多了很多當(dāng)下熱點(diǎn)的話題。每天半小時(shí)至一小時(shí)用來回復(fù)老客戶的郵件，簡(jiǎn)潔表達(dá)清楚即可。
把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任。
每天花半小時(shí)的時(shí)間來研究了解目標(biāo)市場(chǎng)，對(duì)一個(gè)目標(biāo)市場(chǎng)的了解起碼做到市場(chǎng)銷售價(jià)格、市場(chǎng)常見品牌、做這個(gè)品牌的供應(yīng)商和其分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場(chǎng)上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國(guó)最大的幾個(gè)supermarket、該國(guó)最主要的一兩個(gè)B2B網(wǎng)站等等。
PS：著名的80/20法則：
你每天做的工作內(nèi)容，只有20%會(huì)和產(chǎn)生利潤(rùn)有直接聯(lián)系；用20%的成本去維護(hù)老客戶，將會(huì)得到80%的收益；在看我這篇文章的，有20%的人會(huì)真正把這些內(nèi)容去實(shí)踐，而不是和其他80%的人一樣，簡(jiǎn)單地COPY到WORD里面，然后無限期封藏。
四、合理高效地運(yùn)用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件
完成每日計(jì)劃之后，應(yīng)該在9點(diǎn)或9點(diǎn)半左右。
早上的這段時(shí)間，對(duì)大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時(shí)間。這段時(shí)間內(nèi)適合做一些機(jī)械的，閑雜的工作。因此我不得不說，這段時(shí)間用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。
（一般為半小時(shí)或一小時(shí)。結(jié)束時(shí)間控制在10點(diǎn)半之前。）
當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時(shí)區(qū)的客戶，選擇不同的時(shí)區(qū)去發(fā)開發(fā)信。這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。
1）外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一 郵件客戶端的使用
對(duì)于郵件客戶端，每個(gè)業(yè)務(wù)員都有自己的選擇，有些人用OUTLOOK EXPRESS順手，有些人用OFFICE的OUTLOOK順手，有些人用FOXMAIL順手，還有少數(shù)一部分人用網(wǎng)頁(yè)收發(fā)郵件。我個(gè)人的建議是，推薦大家用Foxmail。
Foxmail相比較其他兩個(gè)客戶端的好處是：你可以創(chuàng)建很多簽名，把很多不同版本的開發(fā)信做成簽名，然后針對(duì)不同的客戶，發(fā)開發(fā)信的時(shí)候選擇插入不同的簽名，會(huì)非常方便。比方說我，我會(huì)建立好幾個(gè)開發(fā)信版本，專門針對(duì)某一行業(yè)產(chǎn)品的，然后還能細(xì)化具體哪些產(chǎn)品，專門針對(duì)XX產(chǎn)品的，專門針對(duì)YY產(chǎn)品的等等。。
另外，用Outlook Express 搜索一個(gè)客戶的郵件需要在搜索欄那里輸入客戶郵箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7.0 版本的這個(gè)直接在郵件上右擊鼠標(biāo)，菜單里有個(gè)“查找來自XXX 的郵件”，就會(huì)立即列出這個(gè)客戶的所有郵件，還是很方便的。
FOXMAIL 里面可以設(shè)置很多個(gè)郵件簽名。我說的意思是可以根據(jù)不同的回復(fù)郵件的場(chǎng)景，把不同的郵件內(nèi)容寫進(jìn)去，作為郵件的簽名。
好比：需要回復(fù)不能及時(shí)交貨的時(shí)候，插入郵件簽名“不能及時(shí)交貨 - 原材料原因”（簽名里面是具體的先設(shè)定好的郵件內(nèi)容。）
也許你也想過?？墒峭瑯?/span>80/20法則，付出過行動(dòng)的人只有20%但卻因此節(jié)省了80%的時(shí)間。這里我只是拋磚引玉，大家悟性很高，應(yīng)該會(huì)明白怎么做的。
下面簡(jiǎn)單展示一下一小部分內(nèi)容，算是拋磚引玉。有心人可以自己動(dòng)手去做：
出差— 不方便及時(shí)查看郵件
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling or Durling@xxx.com+86-xxx-XXXXXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo Cindy @xxx.com or +86-xxx-XXXXXXX.
Thank you and have a nice day!
收到詢價(jià)，產(chǎn)品種類少，郵件里報(bào)價(jià)
收到詢價(jià)，產(chǎn)品種類多，附件中報(bào)價(jià)表
發(fā)送CATALOG
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
